"Ich gebe Ratschläge immer weiter. Es ist das einzige, was man damit anfangen kann." Oscar Wilde
Prozessoptimierungen
Prozessoptimierung ist ein Teil meines Lebens und wichtiger Firmenbestandteil, weshalb ich mich hier nicht auf eine Firma oder ein Projekt beschränken will.
Bei Prozessen möchte ich jeweils gerne den Nutzen aufzeigen. Schwierig ist es doch meistens nur, wenn der Aufwand bei A anfällt, und B den Nutzen hat. Aber auch das muss mittels Changmanagement und BigPictures aufgearbeitet werden.
Dazu verwende ich grafische Elemente und zeige die Abläufe in Powerpointszenarien, oder Viso Flow Charts, Swimmlanes, Word- und Exceltabellen und ähnlichem. Kurz, visualisieren und dann akzeptieren.
Gelb
Grün
Rot
Grau
Strukturen
Tools und Werkzeuge
Rechtliche Themen
Wenig Aufwand, viel Nutzen
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Als Unternehmensberater war ich bei der Einführung von SAP HR bei der Bundesverwaltung für das Organisationsmanagement verantwortlich.
Wir haben 82 Ämter mit gegen 35'000 Mitarbeitenden in SAP erschlossen und Organisationseinheiten, Stellen und Planstellen erfasst. Konzepte und Abläufe definiert, so dass die Nachpflege sicher und geführt erfolgen konnte.
Es wurde das neue HR Modell "Dave Ulrich" (HR Business Partner, Recruting Center, Service Center) eingeführt. Ich war verantwortlich die Personal-Administration in ein Serviccenter zu überführen. Die zuvor ausserhalb der Personaladministration erstellen Dokumenten galt es zu integrieren und die Prozesse mit allen Beteiligten neu abzustimmen, sowie zeitnah und verträglich umzusetzen.
Ein modernes HR kann mittels dem HR Call Center eine deutliche steigerung der Servicequalität bewirken. Die Anfragen kommen zentral, werden rasch und kompetent beantwortet. Das gibt der Belegschaft und den Führungskräfen Sicherheit.
Schwierigkeiten waren und ist immer die Balance zu finden, zwischen Fachwissen einbringen und der Fähigkeit mit erbosten Mitarbeitenden umgehen zu können. Die Callcentermitarbeitenden brauchen die Geduld eines Zenmeisters, eine Elefantenhaut - nicht aber deren Gedächtnis, und ganz viel Verständnis für alle und jedes. Diese und die richtige Umgebung (Geräusche, Headsets, schnelle Datanbanken,...) sind das Erfolgsgeheimnis eines gut funktionierenden Call Centers, welches Mehrwert schaft.
Das ist ein grosses Gebiet. Sagen wir deshalb einfachheitshalber: " Ich weiss was man tun darf und was nicht. Und kann das sogar voneinander unterscheiden....". Ich habe jahrelang die rechtliche Seite, die Steuerbelange in der Schweiz und teilweise im Ausland miterlebt, sowie die Risiken der Sozialversicherungsprobleme, aber auch der Unfall- und Krankenversicherung beurteilt und Lösungen für weltweite Arbeitseinsätze erarbeitet. Auch mit starren Regeln ist genügend Freiraum für Sonderlösungen. Man muss nur ein wenig Kreativ sein und im Rahmen der Gesetze handeln.
Die vermittelnde Tätigkeiten und der Support der Expats im Einsatz wurden vom GM Team übernommen, deren damalige Leiterin nun unter "Global People Transition" selber freiberuflich, beratend Tätig ist.
Die Einführung der elektronischen Personalakte (Aconso) bei einem grossen Unternehmen (ca. 3'000 MA) zusammen mit HR Campus zeigte folgende Verbesserungen.
- Der webbasierte Zugriff erlaubte den den Personalverantwortlichen nicht nur an ihrem Arbeitsplatz, sondern auch während Aufenthalten in einem der 15 Filialbetrieben Zugriff auf die Personalakten.
- Ebenso wurde dadurch die Personaladministration vereinfacht, weil die Vorhaltung seperater Personalakten für Administration und Front entfiel.
August 2013: Zertifikatslehrgang Installation der Aconso Personalakte
Ich kann ihnen ab sofort neben der Projektleitung einer Personalakteneinführung auch die technische Installation anbieten.
Bei einer Firma mit drei Sprachvorgaben (DE, FR und EN) musste die alte Wordbasierte Zeugnislösung durch eine neue, webbasierte Lösung ersetzt werden. Zusammen mit HR Campus habe ich Swiss+ eingeführt und dabei vor allem bezüglich den Sprachproblemen einer Zeugnislösung profitieren können. Die Probleme waren weniger technischer Natur... soviel sei hier erlaubt zu sagen. Markante zeitliche Einsparungen konnten erzielt werden und die Gesamtdurchlaufzeit sank durch die webbasierte und mit E-Mailworkflow geführte Lösung rapide.
Fast zeitgleich mit dem Zeugnistool wurde unter meiner Projektleitung und in Zusammenarbeit mit HR Campus ein Dokumentenherstellungstools (Aconso Creator) eingeführt. Als Wesentlich erachte ich dabei, dass dieses Tool in der Schweiz noch Neu war und viele Entwicklungen durch mich angestossen wurden. Beispielsweise die Abbildung von Währungen, oder Datumsformate in verschiedenen Sprachen. Wertvoll an diesem Tool ist, dass es die relevanten Daten aus SAP HR bezieht und in Dokumente abfüllt. Diese werden mit Barcode versehen und nach der Unterschrift wieder in der elektronischen Personalakte gespeichert.
Die Einführung eines neuen Versicherungsmodelles für die Krankentaggeldversicherung versprach grosse finanzelle Einsparungen. Was dann auch passierte. Das dabei auch eine verbesserte Absenzmanagementlösung, sowie eine webbasierte Unfallanmeldung realisiert werden konnte steigerte den Benefiz der gesamten Lösung.
Verschiedentlich wurde ich damit konfrontiert, dass man Firmen aufkaufte und so Lösungen gefunden werden mussten, wie die Daten der neuen Mitarbeitenden in die Systeme fliessen konnten. Aber auch wie z.B. bestehende Darlehen und Ausbildungskredite mit dem Verkäufer abgegolten werden konnten. Beim Verkauf beeinflusste meine Arbeit die Verkaufssumme, indem ich auf die Amortisationskosten der Ausbildungen hinwies (Summe somit erhöht wurde), oder auch längerfristige Verpflichtungen (Summe damit reduziert wurde) seitens Verkäufer aufzeigte.
Meine letzte Stelle habe ich mit dem Aufbau der Funktion "HR Compliance Officer" beendet. Eine Funktion welche es in der Schweiz bisher nicht "artrein" gibt. Vielmehr ist sie oft in verschiedenen Führungsfunktionen integriert. Dies schaft aber oft Probleme, wenn z.B. ein HR Manager (welcher eine Kontrollaufgabe wahrnimmt) seinen Chef mit Unregelmässigkeiten konfrontieren muss, welche dieser selber begangen hat. Auch schon erlebt? Da gibt es einen einfachen Weg und den schweren....
Hierbei kenne ich die Abläufe und Risiken, sowie die generellen Vorgehensweisen und mögliche Lösungen um gerade obigen Konflikt zu umgehen.
Beide Prozesse bauen auf dem Vertrauen in die Technik auf. Es kann unmöglich die Zustimmung der Geschäftsleitung erhalten, wenn es nicht gelingt, das Vertrauen in die Lösung zu belegen.
Natürlich haben immer einige Personen Zugriff auf Server, Mailsysteme und dergleichen. Aber auch diese müssen kontrolliert und nur bei Bedarf authorisiert werden. Die Technik selber ist dann eher einfach und wird von verschiedenen Anbietern angeboten. Zusammen mit HR Campus und ihrer Schnittstelle, welche die Daten aus SAP HR für die Gehaltsabrechnung zieht, habe ich dieses als Projektleiter eingeführt. Bei diesem Kunden - welcher die elektronische Personalakte bereits anwedete - wurde die Abrechnung in derselben gespeichert und die Mitarbeitenden erhielten Zugriff auf ihre eigene Personalakte. Allerdings limitiert auf wenige Dokumente.
Es gibt auch die Möglichkeit die Abrechnungen und andere Dokumente per e-Mail zu versenden. Hier sei darauf hingewiesen, dass e-Mails als nicht sicher gelten und es aus Datenschutzgründen angeraten scheint die Belegschaft "abzuholen", bevor man dieses tut.
Mögliche Problemzonen: Kollege hat Zugriff auf mein e-Mailaccount für Ferienstellvertretung. Ausgedruckte Abrechnung bleibt im Drucker liegen... usw.
Die Vorteile liegen aber hier auf der Hand. Keine Einpackaktionen, keine verlorenen Abrechnungen, viel Geld für Papier und Porto gespart. Abrechnungen können jederzeit und wiederholt geprüft/gedruckt werden. Ersparnisse von ca. CHF 2.-/Mitarbeiter und Monat sind üblich.
Die elektronische Unterschrift ist mittlerweile etabliert und bedarf nur wenig Aufwand. Anmeldung bei einem zertifizierten Anbieter, z.B. der Post (SuisseID) und ein paar wenigen Anpassungen je PC. Und schon können sie Dokumente und E-Mails rechtsgültig elektronisch Unterschreiben. Was beim elektronischen Versand dann wieder hilfreich ist.
Fehlt Ihnen ein Beispiel?
Bitte melden Sie sich doch einfach via Kontaktseite. Gerne können wir das dann besprechen und vielleicht auch hier aufnehmen.
Kooperationen und Referenzpartner
Wenn eine Aufgabe nicht zu meinem Fachgebiet gehört, möchte ich auf Kooperationen mit anderen Dienstleistern hinweisen, denn diese kenne ich gut und habe mit ihnen in verschiedenen Funktionen/Projekten zusammengearbeitet.
Weitere Referenzpersonen gebe ich Ihnen gerne fallweise bekannt. Fragen Sie mich einfach.
Dienstleistungen Consulting (HR Umfeld)
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www.globalpeopletransitions.com
(Global Mobility Expertise, Intercultural Training)